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【在么网威海HR专栏】做了那么多年行政工作,为什么你依然没有长进?

本文作者“务实行动派”,可简书搜索,务实行动派,查看更多文章

很多做行政工作的人会觉得每天都被各种事务、各种电话、各种询问所压迫,感觉自己就是一台机器,只能去处理各种各样突发的基础性事务工作,不能实现自己的价值。

特别是在一些行政工作的人的眼里,如果把他们每天的工作记录下来,会看到密密麻麻各种点状的工作,比如浇花呀、泡茶呀、接听员工投诉电话呀、帮某位领导找电话号码呀、算电话费呀、分摊费用呀、安排车辆调度呀,等等。似乎每一件事都是一个个孤零零的点,互不相连,有时候会突然想起来这件事没做,在做这件的事的时候,又突然想起来还有另外一件事也着急做,两件事碰在一起,感觉自己压力好大。总之,他们很忙,忙得没时间抬头看路,没时间想想这种状态到底对不对。

可是,还有一些人,他们每天都能够从容不迫,似乎工作在他们手中总是像涓涓细流,你总能知道他们在忙什么,你总会看到他们的工作有所进展。

是什么,让同样是做行政工作的人表现如此不同?

是思维方式!

在行政工作中,有这样三种基本的思维方式:

点状思维

一是点状思维。这种思维方式把所有事物都看成一个个孤立的点,所有工作都是从外界蹦出来的,似乎没有来由,突然事情就来了。工作的开展靠的是自己的灵感、上级的安排或者自己看到某个问题后才想到的。这种思维方式把所有问题都分布在一个平面上,不分大小、不分主次、不分先后。

发散性思维

二是发散性思维。这种思维方式能够把点状思维中各种孤立的点通过主次逻辑,让本来在同一水平上的点变得立体,让本来互不相关的点围绕在一个大的主题下。在这种思维方式下,精力将被集中,围绕主题的更多的信息将喷涌出来。他们能够把一件事做完,但不一定能够被称为“做的好”。

线性思维

三是线性思维。这种思维方式能够看到自己想要的结果,然后依据一定的逻辑,把一个个的点联系起来,汇聚成一条线。当思考问题时,相关的问题被一条线穿起来,有的是按时间发生顺序,有的是按由浅入深的顺序,有的是按有外而内的顺序,还有的可能是按空间顺序。同样的,这种思维能够把一件复杂的、多事务联结的事做完,但仍不能被称为“做得好”。

在文章开始时所提到的那一些人,就是这种点状思维,所有事情都是没有前因后果的蹦出来的,有时候蹦出来一个小事情,扰乱了自己手头的工作,有时候蹦出来一个大事情,把自己吓一跳。

在发散性思维下,当被安排一件具体的、结果明确的事时,人们能够围绕这件事展开工作,能够把这一件具体的事做好,但却没有下一步的行动,缺少系统性。

在线性思维下,人们能够看到事情的结果,然后完成一些系列具体的事,最终达到想要的结果。结果实现了,却不一定用了最好的方式,也不一定达到了最完美的状态。

那么,我们到底应该用什么样的思维方式去工作呢?

线性发散性思维!

线性发散性思维

这种思维方式结合了线性思维与发散性思维,以线性思维为主干,以发散性思维为节点,罗列出完成某一任务所需要的各个大的节点,也就是完成任务的必经路径点,然后围绕必经路径点展开发散思维。当上一路径点完成时,集中精力思考、完成下一路径点。比如组织一场大型晚会,线性发散思维会把组织工作分成几个节点,罗列每个节点的,围绕每个节点需要开展什么样的工作,在复杂的任务中做到从容不迫。

在这种思维方式下,主干有可能成为一条主干束,有几条并行的路径,可以同时进行。

举一个很简单的例子,有一天,集团大boss批评他的秘书,说会议室的桌子腿落了那么多灰都不知道擦一下,一会儿客户来商谈,让客户笑话!

如果这个秘书是点状思维,那么,他可能只会去擦一下桌子腿,而不会想到更深的东西。

如果这个秘书是发散性思维,那么,他可能会由桌子腿联想到相关的工作,比如,把会议桌桌面也擦一下,尽管并没有那么严重的落灰,或者把凳子也擦干净。他的思维,会围绕着把办公设备擦干净展开。

如果这个秘书是线性思维呢,他可能会想到与这个工作相关的前后的各项事情,比如为什么桌子腿脏了自己没有发现,是不是自己的工作程序有问题?以后我该如何避免这个问题?等等。刚才老板说要来客户,我还应该做什么呢?

如果这个秘书是线性发散性思维,情况会是这样:他会看到老板表述中,关键的点不在于擦桌子腿儿,而在于保持会议室随时都具备可用状态,并向客户展示企业良好的形象。擦桌子腿只是一个小小的点。基于此,他会向前思考,客户来之前,我应该做什么–准备干净整洁的会议室、准备茶水、准备好车位、准备好会议用的投影设备、笔、纸,等等;那么,准备干净整洁的会议室作为一个较大的点,发散开来,就会想到擦拭桌椅、清洁地面、开灯等等;准备茶水就会想到客户是从哪里来的,是喜欢喝咖啡还是喝茶,是喝红茶还是绿茶,被子是否充足等等。向后思考,客户来之后,如何做好会议保障工作,是否需要做录音,是否需要做会议记录,是否需要进行相应的仪式,是否需要拍照;在和客户谈完之后,是否需要安排宴请;围绕宴请这个点,我们又可以进行发散,比如客户用餐在哪儿合适、吃中餐还是西餐、是否需要派车接送、是否饮酒、是否需要赠送礼物等等。

总而言之,在线性发散思维下,擦桌子腿已经被纳入到思维模式下的一个点,并由此而激发出更多的信息。

多年来,我们一直接受应试教育,喜欢深挖课本里的一个点,喜欢抠细节,希望自己的思维能够有深度,却忽视了思维的宽度,造成很多人在面对问题时,过于注重细节而不能从全局上去考虑,把过多的精力用在了不是那么重要的小事上,却没有用足够的精力去考虑整体。通过线性发散性思维方式,可以帮助我们摆脱这种缺陷。

 

END

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