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【在么网威海HR专栏 】干货!威海HR真正用得上又免费又好用的人力资源效率工具

在么网•威海HR专栏简介

个体崛起,是当前很火的词汇,凭本事吃饭,通过输出自己的知识和经验及能力,获得社会认可,以及——合理的应得报酬。

优秀者,往往少数,历经考验,披荆斩棘,得到成果与地位;
后来者,此起彼伏,重历艰险,战战兢兢,未必走到临界点……

在么网2017年创办《威海HR专栏》,邀请威海资深HR输出知识、经验及技能,为威海HR碎片化主题学习提供养分,同时让更多优秀HR被知晓,让优秀得到反馈,更寄希望以此引导高手HR通过“以输出带动输入”的方式来获得更持久的成长动力。

本文作者:简书@务实行动派

一直想总结一下自己在工作中用到的工具,思来想去,觉得汗颜–我在企业里所用的工具,竟然大半都是跟着章鱼哥学的。章鱼哥,威海3700+HR成长社群的创建者与组织者,一个有情怀的创业者。

细细想来,大半从章鱼哥那儿学来,并不稀奇,因为我与他所面临的情况,有太多的相似之处:

所面的对群体是分散的,我们企业总部1200多人,下属企业70多家,在各种通知、培训、咨询中需要大量的点对点、点对面的指导与沟通;章鱼哥面对的是威海分散在各个企业的HR们,同样的点对点的沟通,而且,可以看出来,他沟通的很频繁,不然他也不会想起来建个网站叫“在么网”,一定是在QQ上被N多人在问过“在么,章鱼哥”。

所拥有的人力资源有限,我们企业总部人力资源部3人,章鱼哥1个人孤军奋战;

所做的主要工作相似,他做人力资源管理师培训班,而培训恰恰是人力资源工作的一个版块,他能用的工具,对企业培训而言,也适用。

但有一点不同,我更懒一些,总是等章鱼哥先趟出一条路来,我再跟进,直接用成果。


(一)QQ群

看到这个,很多人噗呲笑了,这个年代,谁不加群,谁不是群主,还用你来说。

好吧,那这一条就到这儿了。

2014年,我们以人力资源部的名义,建起集团内部沟通QQ群,吸收集团分布在国内外的大量基层员工;给主要行政职能部门群管理员权限,用于发布通知通告。由此,集团内部的通告可以实现直接通知到基层,节省中间环节。

另外,QQ有一个功能,叫创建桌面快捷方式,就是把某个人的QQ以快捷方式的形式放到桌面,直接点击快捷方式,可以打开这个人的QQ对话窗口。对于QQ好友上千的人来说,好方便的。

对于这个功能,我的用法是,把各个部门、企业常用的联系人放到一个文件夹里,当需要把只针对各个部门的文件单独发给他们时,把文件和快捷方式放到一起,按文件类型分组,按列表显示,点开一个人拖文件到对话框,好方便。


(二)麦客表单

这个厉害了,信息收集专家。

麦客表单可以实现信息的实时在线收集、实时分析、后台导出、自定义表单形式、微信绑定账号实时跟踪等等,可以定时开启、定时关闭、限量收集,还能自动生成数据分析,最主要的是,免费!天哪,免费!好喜欢。

对于人力资源部,麦客表单主要用于培训通知与报名、调查问卷与意见收集、邀请函、手续办理指南等等。利用这个平台,可以通过一个简单地链接或者二维码,将信息以最轻便的方式传递给员工,员工又可以以最简单地方式转发给同事,实现信息的轻便传递。


(三)逸创云客服–客服平台

我们主要用了这个平台的帮助中心功能,通过帮助中心,我们将平常遇到的问的最频繁的问题整理出来,放到帮助中心,员工可以通过关键词搜索的方式,搜索所要咨询的问题,减少因与人力资源部沟通所耗费的时间成本和沟通成本。

当然,你一定猜得到,这个平台,也是免费的!好喜欢!


(四)EXCEL拆分工具

哦,这个厉害了,可以实现将一个大的EXCEL表按某一列数据进行分类拆分,拆分成独立的EXCEL表,比如EXCEL表中有第一事业部、第二事业部、第三事业部……第三十事业部等等,每一个事业部跟着好多人名,每个人后面跟着好些数据,EXCEL拆分工具可以按事业部分类,然后拆分出单独的EXCEL表,我们可以得到所有第一事业部下的人名及信息。

你一定又猜到了,这TM也是免费的!都高兴哭了!


(五)发现好工具,从改变工作思路开始。

以前算工资的时候,我好勤快的,我会把数据一个一个的核对,当时也就500人吧,为了核对准确,我把数据做成表,打印出来,然后再找个人,一边念,一边在电脑上核对,哇哦,用不了半个小时,就能核对一遍。后来,公司总部员工涨到了1000多,念一遍要一个小时,再也没有朋友愿意帮我念了。

后来,我觉得我一定在哪儿出了问题,应该是我的手太勤快了、脑袋就被搁置起来了。想做一件事,立马就开始着手,却并没有考虑是否有别的方式去实现。后来,勤快到没朋友之后,就开始动脑子,就去百度,怎么样核对数据,果然发现一个好用的函数—if函数,可以先把数据排序,然后一行一行的if下去,恩,就这样,核对一遍的耗时从1个小时节省到了半个小时。可是,思路一旦打开,就会有更多的方式涌现,后来又发现了vlookup函数,哦妈噶,忒好用,用处好多的。有后来,自己懒得无以复加了,用条件格式中的重复项高亮显示+按颜色筛选,恩,找个啥分分钟的事儿。

往事不堪回首,加了那么多的班,原来都可以通过改变思路,找到更快捷的工具去节省时间、提高效率。所以,古人那句话真有道理:磨刀不误砍柴工。

END


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